Руководителю Главного архивного управления Рязанской области Перехватовой Александре Викторовне
от председателя МОО «Архивный дозор» Семёнова Виталия Викторовича.
Уважаемая Александра Викторовна,
После последнего обращения МОО «Архивный дозор» руководством ГАРО сделаны выводы, что можно приветствовать. Тем не менее, хотелось бы обратить внимание на моменты болезненного процесса записи в читальный зал, которые требуют коррекции.
Так например, система записи через сайт ГАРО в читальный зал указанного архива предусматривает возможность записи только на 20 мест, хотя и Вы в своих выступлениях не раз отмечали, что читальный зал ГАРО рассчитан на от 28 до 32 посадочных мест.
Понятно, что речь идёт о неком «резерве», но данный резерв не может достигать трети от всего количества мест в читальном зале. Этот момент требует прояснения.
Кроме того, порядок записи в ГАРО в настоящий момент не предусматривает ответственности для посетителей, бронирующих блок мест, и не посещающих архив. Думаю, это можно решить практикой обязательного подтверждения записи звонком или по электронной почте за 3 дня до визита в архив. Опыт показывает, что хотя это и повышает загрузку сотрудников читального зала, точность и соответствие реального количества посетителей предварительной записи повышается на 30%.
Мы также были бы очень благодарны, если бы Вы рассказали, что делается для введения практики удалённой подачи заказа в читальный зал, что также снизит потребность посещения читального зала.
Для справки, ряд генеалогических изданий, таких как «Альманах ГенЭкспо», доступные для бесплатного скачивания по ссылке https://st-fond.ru/almanakh/almanakh сознательно были выпущены для возможности бесплатной, не требующей согласования, перепечатки сведений из них для размещения на сайтах архивов, для первоначального осведомления неквалифицированных посетителей архивов с порядком работы в архивах и генеалогического поиска. Эти издания , или необходимые статьи оттуда могут быть размещён на сайте архива, если в этом есть потребность.
С уважением, Семёнов В.В.